Principe pour effectuer de la
saisie pour le Centre Généalogique du Dauphiné
à partir de photocopies d'un relevé
Vous pouvez effectuer de la saisie informatique soit à partir d'un relevé, c'est à dire qu'une personne a déjà effectué un dépouillement manuscrit d'une paroisse, et c'est ce travail manuscrit que nous allons photocopier et vous transmettre. Vous pouvez aussi, si vous préférez, effectuer un dépouillement à partir de photos numériques de registres que nous vous transmettons sur CD-Rom, pour cela, voir la page Comment participer à la numérisation des actes et à leur dépouillement
1°/ Si c'est pour informatiser à partir d'un dépouillement manuscrit, contacter releves@cgdauphine.org et indiquer la région iséroise de prédilection pour effectuer une saisie informatique. Auparavant, regarder ce qui a déjà été effectué par recherche sur la liste des communes informatisées pour les mariages , les baptêmes et les décès, les contrats de mariages et testaments, et vérifier ce que le C.G.D. possède comme relevé papier sur la Liste des communes de l'Isère avec codes INSEE (colonne CGD à droite), cela peut permettre de mieux cibler votre demande. Ne jamais informatiser ni dépouiller une paroisse sans nous prévenir, ce travail risque alors d'être effectué en double pour rien.
2°/ Les photocopies du relevé sont effectuées (cela peut prendre un certain temps, notamment lors des périodes de vacance), et vous sont expédiées.
3°/ Pour effectuer la saisie, il y a un
modèle prédéfini existant pour deux logiciels, Excel et Works.
Tout autre logiciel peut convenir, mais il faut s'en assurer
avant auprès de admin@cgdauphine.org . Toutes les explications et les modèles sont
disponibles sur la page http://cgdauphine.org/telechgt/index.html , il faut Télécharger les modèles de relevés (Excel compressé
Zip - 40 Ko) si vous disposez de Winzip
(utilitaire de compression de données), sinon Télécharger les
modèles de relevés (Excel compressé Zip autoexetractible - 67 Ko, pour ceux qui n'ont pas
Winzip) ,
ce fichier vous propose alors de décompresser les modèles et
les pages d'explication sur votre disque dur. Pour les versions
des modèles Excel il s'agit de la version Excel 5, ceci
permettant à la majeure partie de pouvoir l'ouvrir sur une
version ultérieure. Mais une fois sur votre disque dur, vous
pouvez le mettre au format que vous voulez (Excel 95, Excel 97,
Excel 2000...) et nous retourner le fichier après saisie sous
n'importe laquelle de ces versions. Pensez à renommer le fichier
avec un nom explicite.
Les explications existent en différent format (Word, RTF, Works) afin de permettre à chacun de pouvoir les lire.
4°/ Plus qu'à saisir les relevés ... à la vitesse que vous voulez, avec le nombre de doigts que vous pouvez. Respectez bien les consignes de saisies. Notez bien sur la page Informations le nom de la personne qui a effectué le dépouillement, le nom de la commune ou le notaire concerné, et pensez aussi à porter votre nom dans la partie informations.
5°/ Une fois le travail terminé, retourner, si possible (et de préférence) par Internet à admin@cgdauphine.org, le fichier, éventuellement compressé avec Winzip. Vous n'avez pas besoin de nous retourner les photocopies que nous vous avons transmises. Par contre, pour les CD de photos, il est préférable de nous les retourner.
6°/ Pour un envoi du fichier par Internet, vous recevrez confirmation que le fichier est arrivé à bon port. Si un problème est rencontré lors du traitement du fichier, vous recevrez une demande d'explication complémentaire.
7°/ Que devient votre fichier : il est vérifié (intégrité des dates, mise en forme des patronymes (majuscules, minuscules), tri par ordre chronologique ...). Ensuite, soit il vient compléter un fichier déjà existant, soit il est traité et ajouté à la base correspondant à son type (mariage, baptêmes, sépultures, contrat de mariage ou testament).Il sera consultable dans un premier temps sur les PC du CGD (et éventuellement des antennes du CGD en disposant) lors de mise à jours intermédiaires, ensuite lors de l'édition d'une nouvelle version des CD-Rom. Il sera mis en ligne grâce à Généabank, on peut alors le retrouver à www.cgdauphine.org/html/releves/gbk_cgd.html
8°/ Une mise à jour des fichiers de gestions des relevés est effectuée, afin de faire le bilan de ce qui est expédié, reçu, traité, si vous avez le désir de continuer à alimenter ces bases de données informatiques, il suffit de recommencer au point 1 de cette page.
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15/08/2006